オフィスの書類を減らせ

個人的には、とにかくもっとオフィスの書類はもっと減らすべきと考えています。というわけで、以下の記事が良かったのでご紹介。

なぜオフィスの書類が減らないのか社員全員にパソコンを与えてLANでつないだのに、書類が減るどころか増えているのはなぜだ──。多くの企業が頭を抱えている問題だが、実はこの疑問の中に答えが潜んでいる。ITは情報の拡大再生産を容易にする道具であるため、全員にパソコンを与えれば取り扱われる情報量は拡大し、それをアウトプットすることにより書類は確実に増える。その原因はどうやら、電子文書も含めた文書の運用管理のルールがなく、すべて社員任せになっている状況にあるようだ。
オフィス文書削減講座：なぜオフィスの書類が減らないのか - ITmedia Biz.ID

詳細はリンク先を読んでいただくとして、要は「文書の私物化」が、書類が減らない原因というお話です。
「文書の私物化」というのは良い言い方だなァと思ったら、これは文書管理におけるキーワードらしい(Google検索結果)。しかし、実際にはこういった取組みを行って、紙書類の削減をおこなうというのはなかなか難しいと思います。内部統制やセキュリティなどで強くプレッシャーをかけられても、「自分の机は自分のもの」的な意識は突き崩せないと思います。じゃあ、自席を無くすフリーアドレス制にすればいいのかというと、それもちょっと難しそう。そもそもシステム開発の現場ではノートPCだと力不足なのでデスクトップPCを使う関係上、フリーアドレスにもしにくい。

ちなみに、個人的には紙資料は嫌いなので、自席にはほとんどありません。

• 配布資料なども、電子ファイルがある場合は基本的に捨ててしまう。大事なメモがあったらそれはメールなどに書き写して自分に送信。
• 電子ファイルが無い資料は、複合機などでスキャンしてPDFファイル化して、やっぱり捨ててしまう。
• 名刺も古くなったものから、複合機でスキャンしてPDF化、廃棄。
• デュアルモニタにする。2画面あると、複数のドキュメントチェックなどでも印刷しなくて済みます。
• 手帳やノート、メモ帳や付箋紙に手書きでメモを取る。簡単なメモ内容をテキストファイルに書いて印刷してしまうことを減らす。(というわけで、絶対に紙を使わなくするのではなく、コピーや印刷物を減らす)
• 100円ショップでホワイトボードを購入してそれを使う

などなどが、個人的に行っている工夫です。

Blogged with Flock