メモシステムの変更

久しぶりにメモ/手帳システムを変更してみました。というのでメモ/手帳のお話です。

ここ数年は基本的に、いわゆるスケジュールを記入する手帳は持たずに手帳サイズのノートを使っていました。
人によって手帳のニーズは違うと思うのですが、個人的には、

• 会議や外出する予定は、会社で提供されるスケジュールサービスで管理せざるをえない。
• スケジュールをいちいち紙に転記するのは面倒だし、あまり意味がない。
• 記入するのは、基本的にはToDo(アクションアイテム)と作業メモが中心である。特に私は机の上が付箋紙でゴチャゴチャするのが嫌いなので、作業メモは一元的に管理をしたい。
• 仕事中はずっと開いた状態で机の上に置き、常に見る/書くことができる状態にしたい。
• 罫線はあっても無くても良い。方眼でも良い。
• メモ魔なので、必ず1日平均2ページを消化してしまいます。
  
• 年齢的にあまり貧相なのはイヤ。フォーマルな打合せでも使えるルックスが必要。
• かさばるのはイヤ(なので、システム手帳は嫌い)。
  

というのが私の手帳ニーズです。

ここ数年来は定番のMoleskinを使ってました。Moleskinは最近はとても入手しやすくなっていますし、開いた状態がキープできる(180度開く)ので愛用してきたのですが、最近は製造が中国になったり品質が落ちたという噂もあるらしいので、類似のノートもいろいろ試しています。

• RHODIAのePure
• 180度開いて使うという点で少し難あり。あと、開いた状態でずっと使っているとかなりクセがついてしまうのがイマイチ
• 能率手帳の能率手帳ポケット4
• 本当は2008年はこれで決定！というくらいに素晴らしい商品だったのですが、季節商品なので、年の始まり以外では入手が困難になってしまうという問題があります。補給性が低いのが凄いデメリット。
• 商品としては、最初に数ページだけマンスリースケジュールがあり、それ以降は全部メモという商品でした。Moleskinほど180度オープンをサポートしているわけではありませんが、耐久性についても申し分なし。

というわけで、やっぱりMoleskin中心で行こうかと思っていたのですが、ここ最近一つの大きな問題が出てきました。
それは、過去のノートが増えてきて邪魔というものです。

私のペースだと、Moleskin換算でだいたい3ヶ月で1冊使い切ってしまうのです。1年で4冊。最初のころは使い終わったMoleskinが増えていくのが嬉しかったりもしたのですが、10冊を越えるとだんだん苦しくなってくる。各ノートには思い出もあるので捨てるのもしのびないというわけです。

というわけで、2008年度版の能率手帳の能率手帳ポケット4を(やっぱり)3ヶ月で使い切ってしまった後、少し奮発してBRIT HOUSEのTHEMEという「スケジュール手帳」＋「RHODIAの#13」が両方使える皮手帳に変更してみました。イメージはAll About Japanのレビュー記事が参考になります。今のところなかなかに良い感じです。

• 左側が手帳、右側が文庫サイズのRHODIAの配置の手帳カバー。
  
• 基本的にはメモカバーなので、当然のことながら180度開いた状態で使うことができる。
• メモ部分はRHODIAなのでどんどん使える。また使った分は切り取って保管/廃棄できる。。現在は1週間単位で切り取って、クリップ止めしてデスクに保管するようにしています。
• 長期的なメモやスケジュールなどは手帳サイドに記入し、作業ログはRHODIA側に記入するという使い分けが可能。
• ちょっとオシャレ

これを作っているBRIT HOUSEさんはけっこうこだわりのあるメーカーみたいで、質感も非常に良い感じです。
というわけで、特にトラブルが無ければ当面はこのメモシステムでいってみようかなぁと。

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メモを取らないとハイパフォーマーになれないよ

いつか書こうと思っていたんですが、ひがさんのBlogで言及されていたので反応的にエントリ。

なぜメモを取るのか。
* 記憶は頼りにならない
* メモを取ることで、脳を「考えること」に使える
* 記憶は共有できないが、メモは共有できる。メモを書くことは、他人と情報を共有することになる。
などです。メモを取ることは、一手間かかるようで、実は非常に効率的なのです。
2008-03-14 - reponの日記

メモを取ることで、満足しちゃうんだよね。頭を使わなくなる。だから、相手の話を聞くときには、その話に集中し、メモなんか取らないほうが良い。
メモを取ったほうが良いのか - ひがやすを blog

ちなみに私はちょっとしたメモさえあれば、台本のような詳細議事録を書ける特技を持っています。なんでできるかというとよくわかりませんが、学生時代に芝居の勉強をしているときに身についたような気がします。芝居だと自分と相手のセリフだけではなく動きも含めて記憶しないと演技が成立しないことがあるので、そのときに短期記憶が発達したのかもしれないと思う今日この頃です。

さて、個人的にはメモは取るべきだと思っています。以下理由。

• 目上の人と話をするときには、マナーとして
• 相手の貴重な時間を浪費しているのですから、「きちんと話を聞いて記録する」という立場で望むべきだと思います。ちなみにこれは私が社会人のキャリアを始めたときに先輩から教えてもらったことだったりします。
• 重要な事は忘れない、と自分を過信せず、トラブル防止の観点で
• プライベートであれば話は別ですが、特に仕事であれば、トラブルを防止しようとするのはあたりまえのことです。絶対に忘れない、と断言できない場合はメモを取るべきだと思います。

オーバーアチーブという、組織のハイパフォーマーを生かす／活用することについて書かれた本があるのですが、その中で「ハイ・パフォーマーのひよこを見極める」という章では、組織で働く基本として以下の3点が出来ていることが重要と書かれています。

• 呼ばれたら飛んでいく
• 大きな声で返事する
• きちんとメモをとる

前時代的なことかもしれませんが、少なくとも私はこれらが出来ない人とは、あまり仕事はしたくないなぁと思います。

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オフィスの書類を減らせ

個人的には、とにかくもっとオフィスの書類はもっと減らすべきと考えています。というわけで、以下の記事が良かったのでご紹介。

なぜオフィスの書類が減らないのか社員全員にパソコンを与えてLANでつないだのに、書類が減るどころか増えているのはなぜだ──。多くの企業が頭を抱えている問題だが、実はこの疑問の中に答えが潜んでいる。ITは情報の拡大再生産を容易にする道具であるため、全員にパソコンを与えれば取り扱われる情報量は拡大し、それをアウトプットすることにより書類は確実に増える。その原因はどうやら、電子文書も含めた文書の運用管理のルールがなく、すべて社員任せになっている状況にあるようだ。
オフィス文書削減講座：なぜオフィスの書類が減らないのか - ITmedia Biz.ID

詳細はリンク先を読んでいただくとして、要は「文書の私物化」が、書類が減らない原因というお話です。
「文書の私物化」というのは良い言い方だなァと思ったら、これは文書管理におけるキーワードらしい(Google検索結果)。しかし、実際にはこういった取組みを行って、紙書類の削減をおこなうというのはなかなか難しいと思います。内部統制やセキュリティなどで強くプレッシャーをかけられても、「自分の机は自分のもの」的な意識は突き崩せないと思います。じゃあ、自席を無くすフリーアドレス制にすればいいのかというと、それもちょっと難しそう。そもそもシステム開発の現場ではノートPCだと力不足なのでデスクトップPCを使う関係上、フリーアドレスにもしにくい。

ちなみに、個人的には紙資料は嫌いなので、自席にはほとんどありません。

• 配布資料なども、電子ファイルがある場合は基本的に捨ててしまう。大事なメモがあったらそれはメールなどに書き写して自分に送信。
• 電子ファイルが無い資料は、複合機などでスキャンしてPDFファイル化して、やっぱり捨ててしまう。
• 名刺も古くなったものから、複合機でスキャンしてPDF化、廃棄。
• デュアルモニタにする。2画面あると、複数のドキュメントチェックなどでも印刷しなくて済みます。
• 手帳やノート、メモ帳や付箋紙に手書きでメモを取る。簡単なメモ内容をテキストファイルに書いて印刷してしまうことを減らす。(というわけで、絶対に紙を使わなくするのではなく、コピーや印刷物を減らす)
• 100円ショップでホワイトボードを購入してそれを使う

などなどが、個人的に行っている工夫です。

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